OSTC Limited gromadzi i przetwarza dane osobowe dotyczące kandydatów na potrzeby procesu rekrutacji. Zależy nam na tym, by gromadzenie i wykorzystywanie przez nas danych odbywało się w sposób transparentny i zgodnie ze spoczywającymi na nas obowiązkami w zakresie ochrony danych.

 

Jakie dane gromadzimy?

OSTC Limited gromadzi różne dane kandydatów. Są to m.in.:
imię i nazwisko, adres, dane kontaktowe, w tym adres e-mail i numer telefonu, dane dotyczące kwalifikacji kandydata, jego umiejętności, doświadczenia i historii zatrudnienia, nagrania z rozmów kwalifikacyjnych, informacje na temat aktualnego wynagrodzenia kandydata, w tym przysługujących mu świadczeń, informacje dotyczące prawa do podjęcia zatrudnienia w kraju, w którym kandydat ubiega się o pracę.

OSTC Limited gromadzi powyższe dane na wiele sposobów. Dane te mogą znajdować się np. w dokumentach aplikacyjnych, CV lub liście motywacyjnym kandydata, w jego paszporcie lub innym dokumencie tożsamości, jak również mogą być gromadzone w drodze rozmowy kwalifikacyjnej lub innej formy oceny.

Dane osobowe kandydatów zgromadzone w trakcie procesu rekrutacji poddawane są anonimizacji, a następnie wykorzystywane do usprawnienia postępowania rekrutacyjnego. Dane osobowe kandydata mogą być również pozyskiwane od osób trzecich, np. byłych pracodawców. Pozyskiwanie informacji od osób trzecich następuje wyłącznie w przypadku, gdy kandydat otrzymał ofertę pracy i został poinformowany o pozyskiwaniu danych w tym trybie. Dane przechowywane są w różnych miejscach, w tym w aktach kandydata, w systemie zarządzania zasobami ludzkimi oraz w innych systemach informatycznych (w tym w poczcie elektronicznej).

 
W jakim celu OSTC Limited przetwarza dane osobowe?

Przetwarzamy dane w zakresie koniecznym do przeprowadzenia pewnych działań na wniosek kandydata przed zawarciem z nim umowy. Przetwarzanie danych może być również niezbędne do zawarcia umowy z kandydatem.
W niektórych przypadkach przetwarzanie danych jest konieczne do wypełnienia spoczywających na nas obowiązków prawnych. Przykładowo, mamy obowiązek zweryfikować prawo kandydata do podjęcia zatrudnienia zanim rozpocznie on pracę. OSTC Limited posiada uzasadniony interes w przetwarzaniu danych osobowych w trakcie procesu rekrutacji oraz w prowadzeniu dokumentacji związanej z tym procesem. Przetwarzanie danych kandydatów umożliwia nam zarządzanie procesem rekrutacji, ocenę i weryfikację kompetencji kandydatów oraz wybór odpowiedniego kandydata. Ponadto, przetwarzanie danych kandydatów może być konieczne do obrony przed roszczeniami. Przetwarzamy powyższe dane w celu wykonywania obowiązków i poszczególnych praw przysługujących nam w związku z zatrudnieniem.

Jeżeli kandydat nie zostanie wybrany, spółka OSTC Limited będzie mogła zachować jego dane osobowe w aktach na wypadek pojawienia się nowych możliwości zatrudnienia w przyszłości. Kandydat zostanie zapytany o zgodę na przechowywanie jego danych, którą będzie mógł odwołać w dowolnym momencie.

 

Komu udostępniamy dane?

Dane kandydata mogą być udostępniane osobom wewnątrz firmy na potrzeby postępowania rekrutacyjnego. Dotyczy to m.in. pracowników działu ds. HR, osób przeprowadzających rozmowy kwalifikacyjne, kierowników obszaru, w którym powstał wakat oraz pracowników działu IT jeżeli dostęp do danych jest niezbędny do realizacji ich obowiązków służbowych.

Dane kandydata nie zostaną udostępnione osobom trzecim chyba, że kandydat zostanie wybrany i otrzyma ofertę pracy. W takim przypadku dane kandydata zostaną udostępnione jego byłym pracodawcom w celu uzyskania od nich referencji oraz podmiotom świadczącym usługi weryfikacji danych w celu weryfikacji danych kandydata.

 

W jaki sposób OSTC Limited chroni dane?

Bezpieczeństwo danych kandydatów jest dla nas bardzo ważne. Posiadamy wewnętrzne regulaminy i środki kontroli, których celem jest zapobieganie przypadkom utraty, przypadkowego zniszczenia, nadużycia lub ujawnienia danych oraz ograniczenie dostępu do danych wyłącznie do pracowników, którym są one niezbędne do należytego wykonania obowiązków służbowych.

 

Jak długo OSTC Limited przechowuje dane?

Jeżeli kandydat nie zostanie wybrany, będziemy przechowywać jego dane w aktach przez okres 24 miesięcy od zakończenia postępowania rekrutacyjnego – w przypadku aplikacji na stanowisko tradera, lub przez okres 12 miesięcy od zakończenia postępowania rekrutacyjnego – w przypadku aplikacji na stanowisko administracyjne. Jeżeli kandydat wyrazi zgodę na przechowywanie jego danych osobowych w aktach, będziemy przechowywać jego dane przez dodatkowe 12 miesięcy na wypadek pojawienia się nowych możliwości zatrudnienia w przyszłości. Dane zostaną usunięte lub zniszczone po upływie powyższego okresu lub z chwilą odwołania zgody przez kandydata. W momencie składania CV kandydat zostanie zapytany o zgodę na przechowywanie jego danych przez powyższy okres (24 lub 36 miesięcy – w zależności od stanowiska, na które kandydat aplikuje) w celu umożliwienia mu udziału w postępowaniu rekrutacyjnym na inne stanowiska.

Jeżeli kandydat zostanie wybrany, dane osobowe kandydata zgromadzone w trakcie procesu rekrutacji zostaną przekazane do (papierowych i elektronicznych) akt osobowych pracownika i będą przechowywane przez cały okres zatrudnienia.

Okres przechowywania danych kandydata zostanie szczegółowo określony w nowej polityce prywatności.

 

Prawa przysługujące kandydatowi:

Osobie, której dane dotyczą przysługują określone prawa. Kandydat ma prawo:

  • dostępu do swoich danych oraz uzyskania ich kopii na żądanie;
  • żądania sprostowania lub uzupełnienia swoich danych;
  • żądania usunięcia swoich danych lub zaprzestania ich przetwarzania np. gdy dalsze przetwarzanie danych nie jest konieczne; oraz
  • sprzeciwu wobec przetwarzania jego danych w przypadku gdy podstawą przetwarzania jest uzasadniony interes OSTC Limited.

W przypadku chęci skorzystania z powyższych praw, należy wysłać wiadomość na adres: gdpr@ostc.com.
Jeżeli kandydat uważa, że jego prawa do ochrony danych zostały naruszone, będzie mógł złożyć skargę do właściwego organu ochrony danych osobowych.

 

Co się stanie jeżeli kandydat nie poda swoich danych osobowych?

Kandydat nie ma ustawowego ani umownego obowiązku udostępnienia swoich danych spółce OSTC Limited w trakcie procesu rekrutacji. Niemniej jednak, nieprzekazanie danych może utrudnić lub całkowicie uniemożliwić prawidłowe przetworzenie aplikacji kandydata.